Taller de automatización para arquitectura y construcción con Airtable y Make

La automatización suena a “cosa de informáticos”… hasta que entiendes que es exactamente lo mismo que una puerta automática del súper.

Hay un activador (te detecta), ocurre una acción (se mueve el motor) y obtienes un resultado (se abre la puerta).

Y ya está.

En este directo quisimos empezar por ahí, por lo básico, porque con la IA está habiendo bastante confusión: la inteligencia artificial y la automatización no son lo mismo, aunque puedan combinarse.

Y en OpenObra, antes de correr, preferimos que andes con paso firme: práctico, simple y útil.

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Valores OpenObra (para situarnos)

En cada directo intentamos cumplir lo mismo:

• Bajar la tecnología a los estudios y a las obras: que lo que veas lo puedas aplicar, aunque no seas “tech”.
• Ir de menos a más: primero lo sencillo, después lo potente.
• Aprender en comunidad: dudas reales, ejemplos reales, sin postureo.

Con eso en mente, montamos una automatización básica con herramientas gratuitas, para que cualquiera pudiera replicarla.

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El ejemplo: del formulario al documento, pasando por email

El objetivo era simple (a propósito):

1. Rellenas un formulario en Airtable (por ejemplo, el texto de un acta de obra).
2. Airtable lanza una automatización y envía ese contenido por email a Gmail.
3. Ese email activa un escenario en Make.
4. Make crea un Google Docs en la carpeta que tú elijas, con el asunto como nombre y el texto como contenido.

¿Traspasar un texto de un sitio a otro parece trivial?

Sí.

Pero precisamente por eso es un buen primer ejemplo: porque si entiendes este flujo, luego puedes hacer cosas mucho más serias.

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Lo importante: entender las 3 piezas

Insistimos bastante en esto:

• Activador (trigger): lo que inicia todo (por ejemplo, “se envía un formulario” o “llega un email”).
• Acciones: lo que ocurre después (enviar email, crear documento, mover archivo…).
• Resultado: lo que tú querías conseguir desde el principio.

De hecho, una forma muy buena de diseñar automatizaciones es hacerlo al revés:
piensa primero el resultado final y ve tirando hacia atrás.

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Webhook explicado sin humo

Hubo una duda típica (y normal): “¿qué es un webhook?”

Lo explicamos así:

Un webhook, en este caso, es como una bandeja de entrada especial.
Make te da una dirección (muy rara, larguísima) y tú le envías ahí un email. Cuando llega, se dispara el escenario.

Piénsalo como un correo “creado para activar automatizaciones”.

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Límites reales del plan gratuito (y por qué no pasa nada)

También vimos cosas prácticas:

• En Make (gratuito) puedes tener muchos escenarios, pero solo 2 activos a la vez.
• Los “créditos” se gastan cuando la automatización se ejecuta, no por tenerla encendida.
• En Airtable (gratuito) hay limitaciones, por ejemplo al enviar correos a gente que no sea colaboradora.

Y aquí apareció una idea interesante:
aunque Airtable te limite, con Make puedes saltarte obstáculos, porque Make sí puede enviar a otros correos o crear documentos sin depender de que el receptor esté “dentro” de Airtable.

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Lo que nos llevamos del directo

• Que automatizar no es magia: es diseñar un proceso.
• Que con un ejemplo pequeño ya se ve el potencial.
• Que empezar con cuentas gratuitas es una forma sensata de probar sin casarte con ninguna herramienta.
• Que los formularios (que disparan todo) son más importantes de lo que parece.

Si quieres aprender estas cosas sin volverte loco, con ejemplos que nacen de lo que pasa en obra y en oficina técnica, en OpenObra lo hacemos todas las semanas.

Entra en la comunidad, mira el directo (recuerda que queda disponible hasta el domingo por la noche) y, sobre todo:

propón un caso real tuyo.
Los mejores directos salen de problemas reales, no de demos perfectas.

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