Mi primera automatización No-Code en arquitectura y construcción

Hay una sensación muy típica en el día a día de un estudio o una obra: la de estar trabajando… pero no avanzando.

No porque falte conocimiento técnico, sino porque se nos va una cantidad enorme de tiempo en tareas repetitivas: copiar y pegar información, mandar correos, ordenar documentos, crear informes con la misma estructura una y otra vez. Trabajo “necesario”, sí. Pero también trabajo que drena energía.

Aquí es donde entra la automatización. Y conviene decirlo claro desde el principio: automatización no es inteligencia artificial. Son cosas distintas. La automatización no “piensa”. Ejecuta.

Qué es una automatización

Una automatización es un proceso que se ejecuta solo, sin intervención humana, cuando ocurre un evento que tú defines.

Siempre tiene tres partes:

• Un activador (trigger): el evento que inicia todo.
• Un conjunto de acciones: lo que ocurre después.
• Un resultado final: lo que tú querías conseguir.

La imagen perfecta es una puerta automática: sensor, motor, puerta abierta. En digital hacemos lo mismo, pero con documentos, emails, bases de datos y herramientas.

El ejemplo más simple que lo cambia todo

En el directo “Mi primera automatización” planteamos un caso deliberadamente sencillo: trasladar un texto desde un formulario hasta un documento en Google Docs.

Puede parecer trivial, pero es exactamente así como se construyen sistemas potentes: pieza a pieza, con procesos pequeños que funcionan.

El objetivo fue este:
Airtable (formulario) → Gmail (correo) → Make (automatización) → Google Docs (documento)

Y lo interesante no es el “texto”. Lo interesante es el patrón, porque ese mismo patrón se aplica después a actas de obra, informes, partes, incidencias, control documental, seguimiento de tareas… lo que tú quieras.

Paso 1: el formulario como puerta de entrada

Empezamos en Airtable con una tabla mínima: un número y un campo de texto.

A partir de ahí creamos un formulario. Y este detalle merece atención: los formularios son una de las herramientas más infravaloradas en productividad.

¿Por qué?

• Porque te permiten capturar información desde el móvil en segundos.
• Porque alguien externo a ti puede aportar datos sin “romper” tu sistema.
• Porque son una forma ordenada de alimentar tu base de datos.

El formulario es el trigger perfecto: cada envío es un evento.

Paso 2: automatización en Airtable para enviar un email

Con el formulario funcionando, la automatización en Airtable se entiende fácil: “cuando se envíe el formulario… envía un correo”.

Además, en el asunto y en el mensaje puedes mezclar texto fijo con campos variables (los llamados “campos dinámicos”). Eso te permite generar correos bien estructurados, con datos que cambian en cada envío.

Paso 3: Make como puente entre herramientas

Make es una herramienta de automatización por escenarios. Al principio impone, pero cuando lo ves como módulos conectados se vuelve lógico.

En este flujo usamos un webhook de correo: una dirección que actúa como bandeja de entrada. En cuanto llega un email, Make se activa.

Es decir: Make “escucha”, recibe datos y se pone a trabajar.

Paso 4: creación automática del documento en Google Docs

Una vez Make recibe el email, el siguiente módulo crea un documento en Google Docs:

• El nombre del documento puede ser el asunto.
• El contenido puede ser el cuerpo del correo.
• Y eliges la carpeta exacta donde quieres que quede guardado.

Resultado: un envío de formulario termina convertido en un documento ordenado en Drive, sin copiar y pegar.

Lo importante: empezar pequeño para poder escalar

En planes gratuitos hay límites: escenarios activos, créditos, a quién puedes mandar emails… pero el aprendizaje vale oro. Porque lo que estás entrenando no es “esta automatización”. Estás entrenando tu capacidad de diseñar procesos.

Y cuando entiendes el patrón, empiezas a ver automatizaciones por todas partes:

• Formularios para capturar información en obra.
• Emails que disparan procesos.
• Documentos que se crean solos.
• Bases de datos que se alimentan sin fricción.

Automatizar no es complicar. Es eliminar pasos repetidos.

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