Automatizar actas de obra con Airtable

Dejar por escrito lo que ocurre en una reunión de obra es una de esas tareas que todo el mundo sabe que son importantes, pero que casi siempre se hacen con prisas, tarde… o directamente no se hacen como deberían.

Y ahí es donde empiezan los problemas.

En OpenObra llevamos tiempo insistiendo en tres ideas que para nosotros son irrenunciables: compartir conocimiento real, bajar la tecnología a tierra y ayudar a que cada profesional trabaje mejor, sin complicarse la vida.
Este directo va exactamente de eso.

Durante el directo de esta semana nos metimos de lleno en un tema muy concreto, pero tremendamente habitual: las actas de obra.
No desde la teoría, sino desde la práctica diaria.

La inquietud venía de la propia comunidad:

“¿Se puede hacer esto más rápido?”
“¿Se puede evitar empezar de cero cada vez?”
“¿Se puede automatizar, aunque sea un poco?”

La respuesta corta es: sí, hasta cierto punto… incluso con herramientas gratuitas.

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El punto de partida: un modelo sencillo

Arrancamos por lo básico.
Un acta de obra no deja de ser un documento con campos bastante claros:

• Fecha
• Obra
• Asistentes
• Desarrollo de la reunión

Nada sofisticado. Y precisamente por eso, perfecto para empezar.

La clave no estaba en el documento final, sino en cómo introducir los datos y dónde guardarlos para que luego sirvieran para algo más.

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Formularios, bases de datos y orden

Aquí dimos un salto importante.

En lugar de escribir cada acta “a mano”, vimos cómo:

• Introducir la información desde un formulario, accesible desde móvil, tablet o portátil.
• Guardar todo en una base de datos relacional, no en un documento suelto perdido en una carpeta.
• Vincular obras, asistentes y actas entre sí para poder filtrar, buscar y reutilizar información más adelante.

Trabajamos todo el ejemplo usando el plan gratuito de Airtable, precisamente para demostrar hasta dónde se puede llegar sin pagar.

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El truco interesante: dar formato sin saber fórmulas

Uno de los momentos clave del directo fue cuando vimos cómo dar formato al acta automáticamente usando un campo de fórmula.

Aquí apareció un viejo conocido: ChatGPT.

Sin aprender fórmulas, sin manuales eternos, simplemente:

• Capturamos un ejemplo del formato deseado
• Le pedimos a ChatGPT que generara la fórmula
• Ajustamos pequeños detalles (saltos de línea, nombres, orden…)

Resultado:
Un texto listo para copiar y pegar en un documento final, sin rehacerlo cada vez.

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¿Es automatización completa? No. ¿Es útil? Mucho.

También fuimos muy claros con esto.

Con la cuenta gratuita:

• No hay automatizaciones completas
• No hay plantillas avanzadas que se generen solas

Pero aun así:

• El ahorro de tiempo es real
• El orden mejora muchísimo
• Todas las actas quedan centralizadas y reutilizables

Y además, se abre la puerta a crecer: generar PDFs, enviarlos por correo, crear informes periódicos… cuando tenga sentido dar el salto.

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Más allá de las actas de obra

Algo importante que quedó claro al final del directo es que esto no va solo de actas.

El mismo sistema sirve para:

• Informes de seguimiento
• Visitas de obra
• Diarios de proyecto
• Incidencias con fotos
• Cualquier documento recurrente con estructura similar

Es exactamente la filosofía OpenObra:
empieza sencillo, entiende el flujo y ve creciendo poco a poco.

Si estuviste en el directo, recuerda que puedes volver a verlo con calma.
Y si no, te animamos a probar el sistema aunque sea en pequeño: una sola obra, un formulario, una base de datos.

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Si quieres aprender a aplicar este tipo de soluciones a tu trabajo diario, compartir dudas reales y ver ejemplos prácticos paso a paso, únete al Club OpenObra y participa en los próximos directos.

Aquí no venimos a vender humo.
Venimos a trabajar mejor, juntos.

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